การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word

เรียนรู้เพื่อทำจดหมายแจ้งเวียนถึงผู้รับหลายคน โดยเนื้อความในจดหมายคล้ายกัน และสามารถนำไปประยุกใช้กับการทำเกียรติบัตรจำนวนมากได้

วิธีการ

1. พิมพ์เนื้อหาจดหมายใน Word โดยเว้นว่างในส่วนที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับ

2. สร้างไฟล์ Excel เพื่อสร้าง field (เช่น คำนำหน้า ชื่อ ฯลฯ) และกรอกข้อมูลต่างๆ ของผู้รับให้สมบูรณ์

3. เลือกเมนูใน Word ที่ Mailing > Start mail merge และเลือก Letters

4. เลือกเมนู Select recipients คลิ๊ก Use existing list แล้วเลือกไฟล์ Excel ที่สร้างไว้ในข้อ 2.

5. เลือกเมนู Edit recipient list โปรแกรมจะโชว์หน้าต่างการเรียงข้อมูลในไฟล์ Excel ของเราให้ดู หากถูกต้องคลิ๊ก OK

6. เลือกเมนู Insert merge field จากนั้น วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งในจดหมายที่ต้องการจะใส่ข้อมูลผู้รับ เช่น ชื่อ สกุล เงินเดือน แล้วคลิ๊กเลือก field จากที่ปรากฏในเมนูมาใส่ที่ละตำแหน่ง อาจเคาะเว้นวรรคเพื่อความสวยงาม

จ

7. เมื่อเลือก field จากไฟล์ Excel มาใส่จนครบแล้ว ลอง Preview ดู โปรแกรม Word จะนำข้อมูลจริงของผู้รับแต่ละคนมาใส่โดยอัตโนมัติ ท่านสามารถคลิ๊กลูกศร ข้างๆ กับเมนู Preview results เพื่อดูหน้าของผู้รับคนอื่นๆ ว่าถูกต้องหรือไม่

8. สุดท้าย เลือกเมนู Finish & Merge เพื่อพิมพ์จดหมายทั้งหมด หรือจะจัดเก็บจดหมายของผู้รับทุกคนเป็นไฟล์เดียวกันก็ได้  กรณีหลังให้คลิ๊ก Edit individual documents

9. เสร็จสิ้นกระบวนการ ค่ะขอบคุณข้อมูลจาก https://www.gotoknow.org/posts/492526